明確な繁忙期があり、経験と専門知識がものを言う経理部門。営業やマーケティングといったフロントオフィス部門からは見えづらくとも、特定の人に負担がのしかかり、手入力を続けるなど業務効率化が十分に及んでいないという会社も多いのではないでしょうか。経理担当者の残業を減らすための方法を考えます。
経理部門の残業が生まれる背景とは？
決算期や月末など繁忙期の存在
業務量が膨大になってしまう筆頭格といえば、決算時期でしょう。それに加え、毎月の請求・支払い業務が月末などに集中したり、月次業務を月初に取りまとめたりと、繁忙期がはっきりしています。
正確性とスピードが求められ「属人化」
経理業務は間違いが許されず、信用という会社の根幹に関わる仕事です。手作業での入力や入念なチェックをこなす場合、ミスの可能性はゼロにならず、担当者の負担は大きくなります。
同時に、特定の時期に業務が集中するためスピードも必要です。経営層やフロントオフィス側から、意思決定のために過去のデータや書類を求められることも考えられ、やはり迅速な対応や経験がカギになります。
そのため、特定の人にしかこなせない業務や仕事の集中が発生してしまう可能性があるうえ、このような「属人化」が起こると、イレギュラーな状況で業務が停滞したり、トラブルにつながるリスクも高まります。
支払い業務を変える多彩なサービス
業務負担を減らすには、繁忙期を見越した仕事量の平準化ができれば理想です。前倒しで処理できるものはないか見極め、業務や人の割り振りを事前に算段しておけば、繁忙期の負担を和らげることができるかもしれません。
ただ、抜本的な改善には、自動化やシステムの利用、外部委託などによる効率化が欠かせません。具体的なソリューションを紹介します。
支払い業務を集約・一元管理「口振革命」
公共料金や租税公課、リース料、保険料、家賃など定期的に発生する経費について、支払い業務を各拠点に任せていると本社の管理部門で把握が難しい場合があります。明細を特定するため、口座振替ができず納付書払いを続けているケースも。そのような時は、口座振替専用の仮想口座を収納企業ごとに設け、支払いを本社に集約・一元管理する、りそな銀行の「口振革命」が強力な助っ人になります。入出金明細に専用の口座番号がセットされているので、番号で照合が可能となります。
現金レスで効率化「りそなビジネスデビットカード」
交通費や交際費、消耗品の購入費など、各拠点で発生する諸経費を小口の現金精算で対応していたり、公共料金の請求書の処理に追われていたりする場合は、「りそなビジネスデビットカード」で集約可能。営業・経理・総務、あらゆる部門での支払い業務を大幅に効率化できます。ご利用金額の0.3％がキャッシュバックされることも人気の理由です。
支払い業務を一括代行「BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」
公共料金や租税公課、通信費などの支払い業務を一括して代行する「支払い業務BPO」も注目です。請求書を受け取りからサービス提供会社が請け負い、開封・仕訳・入力・確認のプロセスを任せることができます。BPOは人員だけでなく、業務改善に向けたプロセスを含んだ委託。一般的なアウトソーシングより守備範囲が広いのが特徴です。
回収業務を効率化させるサービス
続いて、回収業務のソリューションを紹介します。
振込依頼人の特定に苦慮する時は「消込革命」
経理担当者として気を遣い、取引の規模が大きくなるほど煩雑になるのが入金先の消込です。二重請求などのミスは信用問題に発展しかねません。件数が膨大で振り込み依頼人の特定に難航したり、請求書名義と違う依頼人や同姓同名の顧客からの振り込みがあり入金確認が難しい場合は、りそな銀行の「消込革命」が有効です。顧客ごとに振込専用の口座番号がセットされるため照合がスムーズになり、未回収先の早期発見につながります。
複数の金融機関から口座振替で回収するには「りそなネット」
自動的に代金を回収・集金するサービスには「りそなネット」があります。顧客の取引金融機関から口座振替決済で引き落とし、売上代金を自動で回収できます。オプションサービスには、オールインワン型のウェブプラットフォーム「請求革命」があり、顧客・契約・請求などの情報を一元管理し、自動処理。毎月の請求のペーパーレス化と自動化を実現します。
「支払い」「回収」ともに充実したソリューションが、自社の成長を下支えします。経理業務を効率化させることで、利益を生み出すコア業務への集中度を高めましょう。
法人決済ツールについて、わかりやすく資料にまとめましたのでこちらもぜひご活用ください。
