業務改革の取り組みとしてよく耳にするDX—デジタルトランスフォーメーションという言葉。デジタル化という手段を用いて、業務改革・事業変革を実現し、社会的な影響を生み出すというもので、経済環境省のDX推進指標では以下のように定義されています。
企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること
経済産業省 「DX 推進指標」とそのガイダンス
業界動向などで、導入が進んで成果も上がっているという情報を把握していつつも、いざ自社での導入となると、「よく分からない」「難しそう」というイメージが先行して及び腰になってしまうケースも見かけます。
しかし、どの業種でも発生する事務処理に対してはパッケージ化したDXソリューションが提供されており、比較的導入しやすいものが多数あります。
今回はDX実現のための施策の中から、他社が「DX導入で○○が改善した！」と言っていたらコレ！ というものをいくつかご紹介していきたいと思います。
大量の定型処理を効率化し、より創造的な仕事にシフト
定型事務処理の自動化
事務処理の効率化を考えたとき、特に問題とされる事項の1つが、定型の事務処理の多さ。事業の運営に事務処理作業は必要とはいえ、業務効率を上げるために省力化できる部分はしたいと考える方も多いでしょう。この課題をDX導入で解決する手段として、RPA（Robotic Process Automation）が候補に挙げられます。 RPAはデジタライゼーション、つまりデジタル化そのものを指しますが、冒頭で記したガイドラインにもあるように、導入することで業務そのものに変革を起こしていることからもDXと言えるでしょう。
RPAは、簡単に言えば、PC上の作業を人間の代わりにロボットが行うもので、定型処理を自動化できます。自動化により、定型処理の工数の削減と生産性の向上が見込めるので、削減できた工数を人間が対応しなければいけない仕事にシフトすることができるでしょう。プログラミング技能を必要とすることなくRPAを構築できるソリューションも提供されているため、新しい定型処理が発生した場合でも社内で構築が可能です。
今まで定型の事務処理に忙殺されていた社員が、新しい企画やサービスなどを考える時間が取れるようになれば、売上の向上につながるかもしれませんね。
コストも量も減少！紙から電子データにシフト
書類のデジタル管理
これまで紙で管理されていた書類や領収書を、電子化してデジタル管理してしまうことで、コストの圧縮を図ることが可能になります。
特に保管期限が定められている書類は、取引が多くなるごとに増加し、保管する空間を必要とします。量が膨大になってくると、書類保管のために新たな保管スペースを確保する必要が出てきますし、重要書類であれば盗難対策のためにセキュリティを厳重にしなくてはなりません。電子化することで保管スペースは不要となり、セキュリティに関しても社内で一元管理できるので、大幅なコスト引き下げが可能となります。
また、「書類探しにかかる無駄な工数」もあなどることはできません。たとえば1日10分、書類を探していたとすると、年間合計では1人あたり40時間になります。書類が電子化されていれば検索が可能となり、時間を劇的に短縮できます。
書類をデジタル管理にすることで、コストや保管スペースの問題などを一挙に解消することができるでしょう。
処理が増える月末の負担が軽減！
支払い・回収・経費精算など、個別の決済処理をデータで一元管理
近年はAI技術の進歩により、時間がかかっていた決済処理を包括的に処理できるサービスも多く提供されています。請求書・領収書・注文書などの書類はさまざまな書式がありますが、必要な項目をAIが自動で文字認識し、抽出することなども可能となっています。しかも、手書き文字の書類をデジタル書類として自動的に処理することもできるのです。
処理の高速化に加え、気をつけていても発生するヒューマンエラーを減らす効果もあり、時間効率化と正確さ、紙やインク代などの実費としてのコスト削減などを期待することができます。もちろん人間によるチェックは必要ですが、月末などの業務が集中する時期でも社員の負担をこれまでより軽減できるでしょう。
ここまで事務処理へのDX導入を挙げてきましたが、これらは紙書類メインから電子書類メインに移行することで地上資源への配慮と、従業員の負担の軽減による事業持続性など、働き方改革やSDGsの目標を達成できる効果をも見込めます。
また、DX、「デジタル化による業務改革」が適用されるのは事務処理だけではありません。製造業の現場でも画像認識AIを利用し、これまで人の目で判別していた作業を自動化することで精度の向上と人件費を削減し、さらに出荷量を増やすことで売上を伸ばしている企業もあります。自社業務を見直し、デジタル化を促進していくことで新たなビジネスチャンスが生まれる可能性は十分にあります。
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