中小企業では、経理担当者が1名であったり、他業務と兼任のため経理専従者が0名という会社も珍しくありません。
そんな時に担当者が体調不良で休んでしまったり、場合によっては突然の退職なんてことになってしまえば経理業務が滞ってしまうことは目に見えています。
そういった場合の対策として経理事務の外注（アウトソース）を検討してみてはいかがでしょうか。さまざまなデータがデジタル化した現代では、すでに当たり前のように帳簿や記録もクラウド上で保管・共有・管理されるようになっています。テクノロジーの発達により便利で安価なサービスも多数出て来ております。今回はその一部をご紹介いたします。
経理事務を外注できるサービス
経理事務と一口に言っても多くの業務があります。それぞれの業務ごとにどのようなサービスがあるのか一つずつご紹介いたします。
経費精算業務
経理事務の中でも処理数が多く社員から不満が溜まりやすい事務作業が経費精算業務です。毎回の領収書や現金の受け渡し、交通費の定期区間チェック、不備があれば差し戻しなど担当者がやることは多いのに、社員からは「処理はまだ終わらないのか」と急かされたり…。また、古い会計ソフトのままだと、かえって入力するのに手間がかかってしまい、「こんなことなら紙に書いたほうが早い！」と思われている担当者も少なくないのではないでしょうか？
現在ではこのような経費に関わる悩みを解消してくれるサービスもあります。申請不備の自動チェックやスマートフォンからでも申請や承認ができたり、乗換案内ソフトと連携して定期区間運賃を自動で控除してくれたり、業務の効率化と社員のストレス軽減にも大いに役立ちます。
給与計算業務
企業規模がある程度大きくなると、人件費の計算負担もその分大きくなります。残業代や社会保険料など、毎月変動する金額を計算するのは大変でしょう。賞与支給月にはその業務負担はさらに大きくなります。そして給与計算の中でも特に煩雑な業務は年末調整です。細かい税制の変更への対応や、「間違えてはいけない」という担当者の精神面のストレスも大きくなっているのではないでしょうか。
このような複雑な計算こそ、アウトソースすることで一気に業務の効率化が図れます。また紙の給料明細も電子化することで紛失リスクがなく、発行する側も受け取る側も安心です。給料計算は個人情報なので外には出せないと思っている方も、セキュリティ対策をしっかりしているサービスを選択すれば、安心して外注できます。
請求書業務
最近では環境配慮の面や、インボイス制度や電子帳簿保存法による請求書の保存・保管の観点からも紙の請求書はどんどんなくなっています。金額の確認はもちろんですが、宛先の住所確認や封入作業、郵送代も積み重なれば大きな負担になります。また請求書が届いているか、開封され既読状態であるのかの確認がしづらく、未入金の連絡が先延ばしになってしまい、今さら催促するのも気まずい…なんてことも。
このような請求書業務も一括でアウトソースが可能です。オンラインでやり取りできるため郵送にかかる手間がなくなる上に、即時受け取り確認も可能です。入金データと連携すれば、入金の自動消込が実現できます。データはクラウドに保存されるため紙の保管場所が不要になり、検索も楽になります。
支払い業務
公共料金や通信費の請求書が月末にバラバラと大量に持ち込まれ、精算処理に時間がかかっていませんか？それならばと口座振替で引き落としにしようとすると、明細の特定ができなくなってしまうので現状維持しているという企業も少なくありません。
このような煩雑な支払い業務もアウトソースすれば、たった一回の支払いで済せることができます。もちろん内訳明細もデータ化されているため、仕訳などの作業が発生しません。経理業務の効率化とともに、余った時間で経費の見直しもできて更なるコスト削減につながることも期待できます。
集金・回収業務
ECによる販売などで個人からの振込が大量に存在する場合、同姓同名の振込人がいたり、会社宛に請求書を出しても、社長の個人名義で振り込まれているなどの消込作業に手間が発生している場合はありませんか？
今ではオンライン上に振込口座を用意することで、請求先専用の口座を複数作成することが可能です。振込人名義に関係なく入金者の特定が可能になり、確実に消込ができる仕組みになっています。このようなサービスを利用することで、消込にかかっていた手間と時間を削減できます。
複数の口座管理
本社と営業所や支店などで口座を分けている場合、資金移動や管理に毎月時間を取られていないでしょうか。また、口座を一元管理したいけど複数の銀行にあるため、自分たちで預金残高の調整をしないといけないと思っていませんか？
口座が複数の銀行に分かれていても一括で調整できるサービスもあります。あらかじめ設定した金額の過不足を自動調整してくれるので、管理の手間が大きく削減されるとともに資金の分散・滞留がなくなります。最低限の資金を残し、分散されている預金残高を一括で管理でき、効率的な運用が可能になります。
外部サービスを上手く取り入れて、本来の業務に集中を
経理事務の外注について一部をご紹介しました。経理といえば以前は顧問会計士に一任することもありましたが、現代ではクラウドサービスなどを通じて、一部だけでも少額で簡単に外注できるようになっています。
社内に経理の担当者が１人の場合は、どうしても業務が属人的になりがちです。しかし、企業が継続的で安定した運営を行っていくためには、業務を標準化していく意識を持たなければなりません。まずは、単純作業や負担の大きいところから外部のサービスを上手く取り入れ、必要な業務に集中できる環境を整えてみてはいかがでしょうか。
法人決済ツールについて、わかりやすく資料にまとめましたのでこちらもぜひご活用ください。
