先代社長らが開拓した得意先に支えられ、経営は安定している。老舗企業の二代目社長にとっては、この「安定感」が足かせになる時があります。社会の変化に合わせた改革を考えても、「取引に影響が及ぶのでは」と尻込みしてしまうのも無理はありません。特にお金に関わる請求業務では慎重になってしまうもの。納得感を持たせてアップデートするコツをお伝えします。
老舗ならではのハードル
信用や得意先も引き継ぐ老舗
事業承継は変化を生むチャンスですが、積み上げてきたものを失うリスクもあります。先代の頃と違い、得意先から義理を通されない可能性もあるため、関係維持に心を砕く二代目社長もいるのではないでしょうか。ましてや性急な改革に突き進むと、反発を招く恐れも。一朝一夕には手に入らない「信用」を受け継いでいると自覚すれば、「迷惑をかけられない」と及び腰になりかねません。
請求業務の改革は待ったなし
ただやはり、マーケットや社会が目まぐるしく変化する今、お客さまへの請求業務の変革に手をこまねいてはいられません。
例えばコロナ禍でテレワークの必要性が叫ばれましたが、紙の請求書などに押印をするための「ハンコ出社」、書類の発送や受領のための「郵便物のための出社」に厳しい目が注がれました。法改正などもありペーパーレス化の環境は整いつつありますし、印刷・封入・発送までを自動化する電子請求書の発行システムも多くリリースされています。また、決済手段は現金・口座振替以外でも多様化しています。
スマートに改革を遂行するには
請求業務をアップデートする選択肢はさまざまです。効率化を進める、りそな銀行のサービスを紹介します。
りそな銀行「請求革命」
オールインワンのこまりごと解決には、りそな銀行の「請求革命」が便利です。自動的に代金を回収・集金する「りそなネット」のオプションサービスで、顧客・契約・請求などの情報を一元管理し、データ処理もするウェブプラットフォーム。毎月の請求はペーパーレス化とともに、自動化もできます。口座振替に加え、クレジットカード決済にも対応しています。
請求書の電子化
りそな銀行は、請求書業務の電子化サービスを提供する企業とのマッチングにも力を入れています。売上データを元にデジタルデータで請求書を作成し、オンラインでやり取りするため、封入をはじめとする発行の手間や用紙・封筒代、郵送費などのコストをカットできます。請求データと入金データを自動で照合でき、消込結果は仕訳データとして確認可能。未入金先のアラーム機能を使えば、督促業務もスムーズです。取引先から受け取った請求書を元にインターネットバンキングで使用する振込データの作成も可能で、請求書は紙ではなく電子で保管できるため検索も容易になります。
得意先を納得させるには
請求業務の改革は、先方にもこれまでと違った対応が求められるため、丁寧な説明が欠かせません。そこで意識したいのは、相手にもメリットがあるということです。
例えば「請求革命」なら、ペーパーレスで直接、会員登録ができ、マイページで支払方法を柔軟に変更したり、支払履歴を確認したりと、利便性が高まったと実感してもらえる機能があります。また、これまで郵送で請求書を授受していた取引先としては、オンラインで完結する効果も見逃せません。郵便物の土曜配達の廃止など、請求書の到着まで時間がかかるようになる一方、素早い経営判断や決算が求められています。ペーパーレス化は時代の要請ともいえますし、業務へより集中できるメリットは大きなものがあります。
得意先に影響を及ぼし得るというデメリットと、業務効率化によるメリットを天秤にかけた上で、Win-Winになると理解してもらい、得意先の満足度と信頼を高めるきっかけにしたいものです。
法人決済ツールについて、わかりやすく資料にまとめましたのでこちらもぜひご活用ください。
