オンラインコミュニケーションを上手に使いこなすテクニック

現代ではコミュニケーション方法が多様化し、ビデオ会議やチャットといったビジネスソリューションも進化しています。時間や場所の制約が少なく、効率的に情報のやり取りが行えることからオンラインコミュニケーションの重要性が広がる一方、意思疎通の難しさもあるようです。

ますます高まるオンライン会議の機運

時間効率に優れたオンライン会議。実際にはどれくらい実施されているのでしょうか。
大企業を対象にした調査（※1）によると、社内会議の7割をオンラインで行うという回答が最多（40.8%）でした。社外会議についても5〜7割の比率でオンライン会議を行っているという回答が過半数を占め（51.9%）、「会議はオンライン」が主流になっている実態が分かります。
そのような状況ではオンライン会議でのコミュニケーション力も重要課題と捉えられており、同調査のアンケート結果でも明らかになっています。

オンラインコミュニケーションの特徴

オンラインコミュニケーションのメリットには次のようなものが挙げられます。

SNSやテキストチャット・音声チャット・ビデオ会議など、ツールが多様化し、優れたツールがあふれていることもオンラインコミュニケーションが広がった一因でしょう。

一方、デメリットも存在します。

対面の場合は表情や身振り手振り、呼吸などの非言語（ノンバーバル）コミュニケーションがあるため、感情や思考が伝えやすいものです。しかしそれらがない状況では行き違いが生まれたり、対面に比べると関係性が築きにくい場合もあります。オンラインコミュニケーションを主体にした企業では、中途入社した従業員が孤立しがちといった課題も生まれています。

オンラインコミュニケーションの効果を最大化させるには

オンラインコミュニケーションといってもコミュニケーション手段やツールごとに特色が異なります。それぞれにあった対応を心がけ、オンラインコミュニケーション力を高めましょう。

ビデオ会議

・通信環境を整え、ネットワークのセキュリティーを向上させる
まず環境整備が大前提です。急に通信環境が悪くなることもあるため、その際は思い切って音声だけにする、次の機会を作るなど臨機応変に対応しましょう。

・参加者の意識合わせ
事前に会議のアジェンダやゴール、過去のやり取りなどを明確にし、皆の意識を合わせることが会議の成果につながります。ファシリテーターがいるとなお良いでしょう。これらは対面の会議でも同様ですが、特にオンラインでのやり取りでは重要なポイントです。

・感情表現を大げさに！
画面越しではその場の空気感が伝わりにくいものです。普段より笑顔を大きく作る、相づちやリアクションを大きめに取るなど、感情表現に気を配りましょう。

テキストチャット

・明確に伝える
対面ならば伝わる行間の空気も、文字だけでは読み取ってもらえないことも多々あります。曖昧で誤解を生むような表現を避け、明確に伝えましょう。感情や意図を効果的に伝えるため状況に応じて絵文字などを活用するのもおすすめです。

・相手を思いやった言葉づかいを
チャットであっても向こうには人がいます。スピード重視で機械的なやり取りにならないよう、思いやりのある適切な言葉を選びましょう。

・コミュニケーションの場として活用
社内チャットルームに雑談ルームのような場を設けることも、従業員同士のコミュニケーションに効果的。「ランチタイムに社内チャットルームに集まって雑談しよう」など、時間を決めることも利用を促します。

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コミュニケーションは相手との合意形成や協力を促進する手段です。ビジネスで共同作業や意志決定をするにあたっては、スムーズに意思疎通を図ることが不可欠。オンラインであっても共通の目標や意見を確認できるよう注意を払い、便利になったツールを最大限に使いこなして効率化を図り、効果を最大化しましょう。

（※1） 一般社団法人オンラインコミュニケーション協会　【プレスリリース】大企業のオンライン会議活用に関する実態調査